Обеспечение работников специальной одеждой и другими средствами индивидуальной защиты не зависит от желаний работодателя. В соответствии с законодательством - это его прямая обязанность.

В соответствии со ст. 221 Трудового кодекса РФ и ст. 14 Федерального закона от 17.07.1999 N 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации" на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, выдаются специальная одежда и обувь, а также другие сертифицированные средства индивидуальной защиты. Перечень требований к средствам индивидуальной защиты содержится в санитарно-эпидемиологических правилах и нормах (СанПиНах), устанавливаемых для различных отраслей производств.

Выдача работникам средств индивидуальной защиты - это мера, направленная на обеспечение безопасных условий труда и защиту жизни и здоровья работника. Тем самым реализуется закрепленное в Трудовом кодексе РФ требование об охране труда граждан.

Правовое регулирование

Обеспечение работников средствами индивидуальной защиты производится в соответствии с Правилами обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденными Постановлением Минтруда России от 18.12.1998 N 51 (с последними изменениями от 03.02.2004 N 7 (далее - Правила)).

Действие этих Правил распространяется на работников организаций всех форм собственности и организационно-правовых форм, профессии и должности которых предусмотрены в Типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, утверждаемых постановлениями Минтруда России.

Действующие в настоящее время Типовые отраслевые нормы..., утвержденные Постановлением Минтруда России от 30.12.1997 N 69, содержат перечень видов спецодежды и других средств индивидуальной защиты, предусмотренных для конкретных должностей и профессий. К ним отнесены различные виды изолирующих и иных костюмов и обуви, средства для защиты головы, рук, органов дыхания, слуха, глаз и другие специальные защитные и предохранительные приспособления. Перечень специальностей, предусматривающих бесплатную выдачу спецодежды, составляет около 22 тысяч позиций.

На основании этих нормативно-правовых актов на предприятии, специфика деятельности которого предполагает применение средств индивидуальной защиты, целесообразно разработать специальное положение (или специальный раздел положения об охране труда), регулирующее порядок обеспечения работников средствами индивидуальной защиты. В нем закрепляется порядок выдачи, хранения и использования средств индивидуальной защиты с учетом характера и особенностей производственного процесса данного предприятия.

Отдельные нормы, касающиеся выдачи и применения средств индивидуальной защиты, могут быть отражены в коллективном договоре или соглашении, а также в трудовых договорах с работниками.

Обязанности работодателя

Использование работниками средств индивидуальной защиты является составнойчастью комплекса мер по охране труда, ответственность за исполнение которого возложена на работодателя. Для этого в соответствии со ст. 217 ТК РФ на предприятиях с численностью более 100 работников создается служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда. Такая служба создается в соответствии с постановлением Минтруда России от 08.02.2000 N 14 "Об утверждении рекомендаций по организации работы службы охраны труда в организации".

При отсутствии такой службы или должности организация обязана заключить договор со специалистами или организациями, оказывающими услуги в области охраны труда.

На предприятии может быть создана комиссия по охране труда (ст. 218 ТК РФ), в которую входят представители работодателя и работников. Основной задачей комиссии является организация совместных действий работодателя и работников по соблюдению требований охраны труда. Данный орган создается на основе Рекомендаций по формированию и организации совместных комитетов (комиссий) по охране труда..., утвержденных Постановлением Минтруда России от 12.10.1994 N 64.

Законодатель возлагает на работодателя ряд обязанностей, связанных с обеспечением и применением работниками средств индивидуальной защиты.

Информирование.

Прежде всего работодатель должен информировать работников о том, какие средства индивидуальной защиты им положены (ст. 212 ТК РФ). Поэтому при заключении трудового договора новый работник должен быть под расписку ознакомлен с Правилами и нормами выдачи средств индивидуальной защиты, с положениями коллективного договора или соглашения, касающимися их использования, а также с локальным нормативным актом.

Приобретение спецодежды и других средств индивидуальной защиты.

Приобретение средств индивидуальной защиты и обеспечение ими работников производятся за счет средств работодателя (статьи 212 и 219 ТК РФ).

Контроль за наличием сертификата соответствия.Средства индивидуальной защиты, в том числе иностранного производства, должны быть сертифицированы (ст. 215 ТК РФ). Их сертификация осуществляется в порядке, установленном постановлением Госстандарта России от 19.06.2000 N 34 N "Об утверждении и введении в действие Правил проведения сертификации средств индивидуальной защиты" (далее - Правила проведения сертификации).

При их приобретении работодатель должен проверить наличие знака соответствия и ознакомиться с сопроводительной документацией, подтверждающих, что данная продукция сертифицирована. Согласно п. 6 Правил приобретение и выдача работникам средств индивидуальной защиты, не имеющих сертификата соответствия, не допускается.

Инструктаж о средствах индивидуальной защиты

В соответствии с п. 21 Правил при выдаче работникам средств индивидуальной защиты, требующих специальных навыков применения, таких, как респираторы, противогазы и т.п., служба охраны труда предприятия должна регулярно проводить инструктаж по правилам пользования и простейшим способам проверки их исправности, а также тренировку по их применению.

Контроль за правильным применением Спецодежды и средств индивидуальной защиты.

Согласно ст. 214 ТК РФ работники обязаны во время работы правильно применять выданные им средства индивидуальной защиты. Контроль за их правильным применением осуществляют специалисты службы охраны труда и представители комитета (комиссии) по охране труда. Работники должны действительно пользоваться средствами индивидуальной защиты. Допуск к работе без предусмотренных в Типовых отраслевых нормах средств индивидуальной защиты, равно как и с неисправными, неотремонтированными, загрязненными средствами индивидуальной защиты, запрещен (п. 17 Правил).

Если работник не допущен к работе по причине неприменения им средств индивидуальной защиты, то в соответствии со статьями 189 и 192 Трудового кодекса РФ это рассматривается как неисполнение им своих трудовых обязанностей и служит основанием для применения к нему мер дисциплинарной ответственности.

Проверка исправности средств индивидуальной защиты.

Все выдаваемые работникам средства индивидуальной защиты должны быть в исправном состоянии. Работодатель должен обеспечивать регулярные испытания и проверку исправности респираторов, противогазов и т.п., а также своевременную замену фильтров, стекол и других частей этих приборов, защитные свойства которых снизились. После испытания на них проставляется специальное клеймо о сроках будущего испытания (п. 22 Правил).

Хранение спецодежды и средств индивидуальной защиты.

Работодатель должен обеспечить хранение средств индивидуальной защиты в специально предоставленных и оборудованных для этого помещениях (п. 23 Правил).

Уход за спецодеждой и средсвами индивидуальной защиты.

Согласно п. 26 Правил работодатель организует надлежащий уход за средствами индивидуальной защиты, обеспечивая их своевременную химчистку, стирку, ремонт, дегазацию, дезактивацию, обезвреживание, обеспыливание и т. п. Для этих целей на предприятии может устанавливаться специальное оборудование (например, камеры дегазации, сушилки и т. п.).

Замена.

Работодатель обязан заменить или отремонтировать средства индивидуальной защиты, пришедшие в негодность до окончания сроков их использования по причинам, не зависящим от работника. В случае пропажи или порчи средств индивидуальной защиты в установленных местах их хранения по не зависящим от работников причинам работодатель обязан выдать им другие исправные экземпляры (п. 9 Правил).

В соответствии со ст. 220 ТК РФ в случае необеспечения работников средствами индивидуальной защиты работодатель не имеет права требовать от них исполнения трудовых обязанностей. Если по этой причине возник простой, то на основании ст. 157 ТК РФ оплата должна производиться в размере не менее двух третей средней заработной платы работника, если он в письменной форме предупредил работодателя о начале простоя.

Ответственность за своевременное и полное обеспечение работников средствами индивидуальной защиты и за организацию контроля за правильностью их применения в соответствии со ст. 217 ТК РФ возлагается на работодателя.

За нарушение законодательства о труде и об охране труда предусмотрена административная ответственность должностного лица в виде штрафа в размере от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда. За повторное аналогичное нарушение наступает ответственность в виде дисквалификации от одного года до трех лет (ст. 5.27 КоАП РФ). Контроль за исполнением установленных Правил осуществляется государственными инспекциями труда субъектов РФ.

Обязанности работника

Статья 214 ТК РФ обязывает работника правильно применять средства индивидуальной защиты. Для этой цели, как уже говорилось выше, работодатель проводит регулярные инструктажи и тренинги.

Согласно п. 18 Правил работники должны бережно относиться к спецодежде и другим средствам индивидуальной защиты и своевременно ставить работодателя в известность о необходимости химчистки, стирки, сушки и т. п.

Закрепленные за рабочими местами средства индивидуальной защиты, передаваемые от смены к смене, выдаются под ответственность мастера или другого лица, уполномоченного работодателем.

Пунктом 24 Правил работникам запрещается по окончании работы выносить средства индивидуальной защиты за пределы организации. Если же по условиям труда такой порядок не может быть соблюден (например, на геологических работах), спецодежда и иные средства индивидуальной защиты могут оставаться у работников в нерабочее время. В этом случае работник несет ответственность за их сохранность. Данный порядок должен быть отражен в коллективных договорах и соглашениях или в правилах внутреннего трудового распорядка.

В случае если неправомерные действия работника повлекли утрату, порчу или уничтожение средств индивидуальной защиты, то согласно ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под таким ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение его состояния. К прямому действительному ущербу относятся также затраты либо излишние выплаты на восстановление или приобретение нового имущества.

Пример.

По вине работника утрачен изолирующий костюм стоимостью 2000 руб., срок службы которого составляет 2 года. К моменту утраты костюм находился в эксплуатации 1,5 года, его остаточная стоимость составляла 500 руб.

На наш взгляд, работник должен возместить предприятию прямой действительный ущерб в размере 2000 руб.: остаточная стоимость утраченного (500 руб.) плюс дополнительные расходы на приобретение нового костюма (1500 руб.).

Статьей 241 ТК РФ предусмотрено, что работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не установлено федеральным законом. Однако в отдельных случаях, например при умышленном причинении ущерба, может устанавливаться полная материальная ответственность работника, предполагающая возмещение причиненного ущерба в полном размере (статьи 242 и 243 ТК РФ).

В соответствии со ст. 239 ТК РФ материальная ответственность работника не наступает, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по надлежащему обеспечению условий хранения вверенного работнику имущества.

Обязанность по установлению размера ущерба и причин его возникновения лежит на работодателе (ст. 247 ТК РФ). Взыскание причиненного ущерба производится работодателем в порядке, установленном ст. 248 ТК РФ. Законодатель предоставляет сторонам право выбора способа возмещения ущерба, например, рассрочку платежа, предоставление равноценного имущества или другие способы возмещения ущерба.

При возникновении спора о материальной ответственности стороны вправе обратиться в суд.

На основании ст. 240 ТК РФ работодатель, исходя из конкретных обстоятельств дела, вправе полностью или частично отказаться от возмещения ущерба виновным работником.

Порядок использования спецодежды и средств индивидуальной защиты

Согласно подпунктам 5 и 6 Правил выдаваемые работникам спецодежда и другие средства индивидуальной защиты должны соответствовать характеру и условиям работы и обеспечивать безопасность труда. Поэтому в отдельных случаях в соответствии с особенностями производства работодатель может по согласованию с государственным инспектором по охране труда или иным уполномоченным органом заменять один вид спецодежды на другой, обеспечивающий более полную защиту от опасных и вредных производственных факторов.

В тех случаях, когда отдельные виды средств индивидуальной защиты (такие, как сигнальный жилет, предохранительный пояс и другие) не указаны в Типовых отраслевых нормах, они могут быть выданы работникам на основании аттестации рабочих мест по условиям труда в зависимости от характера выполняемых работ. Порядок проведения аттестации установлен постановлением Минтруда России от 14.03.1997 N 12 "О проведении аттестации рабочих мест по условиям труда" (далее - Постановление N 12).

Выдаваемая работникам спецодежда должна соответствовать их полу, росту и размерам.

Отдельные виды специальной одежды, обуви и других средств индивидуальной защиты коллективного пользования могут выдаваться работникам только на время выполнения тех работ, для которых они предусмотрены. Такие средства индивидуальной защиты закрепляются за определенными рабочими местами и передаются от смены к смене.

Сезонная спецодежда (например, меховые костюмы) должна выдаваться работникам с наступлением холодного времени года, а с наступлением теплого должна быть сдана работодателю для организованного хранения до следующего сезона (п. 11 Правил). Нормы выдачи спецодежды по климатическим поясам установлены Постановлением Минтруда России от 31.12.1997 N 70.

Подпунктами 12-15 Правил установлено, что ученикам любых форм обучения, студентам, практикантам, а также мастерам производственного обучения и работникам, временно выполняющим работу по профессиям и должностям, предусмотренным Типовыми отраслевыми нормами, на время выполнения этой работы специальная одежда, обувь и другие средства индивидуальной защиты выдаются в общеустановленном порядке.

Бригадирам, мастерам, выполняющим обязанности бригадиров, а также помощникам и подручным рабочим, профессии которых предусмотрены в соответствующих Типовых отраслевых нормах, выдаются те же виды средств индивидуальной защиты, что и рабочим соответствующих профессий.

Рабочим, совмещающим профессии или постоянно выполняющим совмещаемые работы, выдаются средства индивидуальной защиты как по основной, так и по совмещаемой профессии.

Сроки пользования средствами индивидуальной защиты устанавливаются Типовыми отраслевыми нормами, и исчисляются со дня их фактической выдачи. В сроки носки теплой специальной одежды и обуви включается и время их хранения в теплое время года.

Новой редакцией Правил предусмотрено, что работодатель может выдавать работникам по два комплекта специальной одежды, предусмотренной Типовыми отраслевыми нормами, с удвоенным сроком носки.

Сроки пользования установлены теми же постановлениями Минтруда, в которых указаны должности или виды работ, по которым предусмотрена выдача средств индивидуальной защиты. После окончания срока службы спецодежды и других средств индивидуальной защиты они должны списываться.

Однако новой редакцией Правил предусмотрено, что специальная одежда и обувь, возвращенные работниками по истечении срока носки, но еще годные для дальнейшего использования, могут использоваться в дальнейшем после стирки, химчистки и т.п.

Возникшее противоречие пока никак не прокомментировано Минтрудом России, и официальные разъяснения по этому вопросу отсутствуют. Кроме того, согласно уже упоминавшимся Правилам проведения сертификации срок действия сертификата соответствия на средства индивидуальной защиты составляет три года, причем в течение этого срока средства индивидуальной защиты могут подвергаться повторным проверкам.

Поэтому, если предприятие решит воспользоваться данной нормой и увеличит срок использования средств индивидуальной защиты, то данные средства должны пройти повторную процедуру сертификации. Однако еще раз повторим, что правомерность данного нововведения вызывает сомнения.

В соответствии с п. 16 Правил для обеспечения контроля и сохранности средств индивидуальной защиты на предприятии следует вести учет их выдачи работникам. Спецодежда и иные средства индивидуальной защиты выдаются работнику под роспись в личной карточке. Форма личной карточки также утверждена Правилами.

Запись о выдаче средств индивидуальной защиты вносится в личную карточку с обязательным указанием срока их службы и даты выдачи. При автоматизированной обработке данных наряду с личной карточкой аналогичная запись делается в Ведомости учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (форма N МБ-7), утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации... ".

Бухгалтерский учет и налогообложение

Выдаваемая работникам спецодежда и другие средства индивидуальной защиты являются собственностью предприятия и как всякое другое имущество учитываются на его балансе и в собственность работников не переходят.

В бухгалтерском учете средства индивидуальной защиты по правилам, установленным Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (утверждены Приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н).

Для исчисления налога на прибыль в соответствии с главой 25 НК РФ расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение прибыли (ст. 252 НК РФ).

В налоговом учете средства индивидуальной защиты могут быть либо отнесены к амортизируемому имуществу, либо стоимость их приобретения относится к материальным расходам.

Средства индивидуальной защиты относятся к амортизируемым основным средствам в порядке, предусмотренном статьями 256 и 257 НК РФ. Согласно этим статьям под основными средствами понимается часть амортизируемого имущества, используемого в качестве средств труда для производства или реализации товаров (работ, услуг) или для управления организацией. Причем для отнесения имущества к амортизируемому стоимость должна превышать 10 000 руб.

Стоимость средств индивидуальной защиты, являющихся основными средствами, включается в расходы путем начисления амортизации в течение срока их полезного использования в соответствии со ст. 259 НК РФ

В подавляющем большинстве случаев их стоимость - менее 10 000 руб. При этом расходы на приобретение специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты учитываются как материальные расходы согласно подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Как следует из Методических рекомендаций по применению главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй НК РФ, утвержденных Приказом МНС России от 20.12.2002 N БГ-3-02/729, затраты на приобретение специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, не являющихся амортизируемым имуществом, учитываются в составе материальных расходов только в том случае, если обязательное применение этих средств работниками конкретной организации предусмотрено законодательством РФ.

Это означает, что расходы на приобретение специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты должны быть произведены в соответствии с вышеуказанными Правилами и Типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, утверждаемыми постановлениями Минтруда России.

Работодатель вправе приобрести и использовать средства индивидуальной защиты, применение которых не предусмотрено перечисленными нормативными актами, но в этом случае расходы не будут учитываться при налогообложении прибыли.

Существует точка зрения, согласно которой расходы на специальную одежду и другие средства индивидуальной защиты в случаях, не предусмотренных законодательством, можно учесть в составе расходов на оплату труда. Для этого обязанность обеспечить работников спецодеждой должна быть закреплена в коллективном и (или) трудовом договоре. Но в данном случае возможен спор с налоговой инспекцией.

При выдаче работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты по установленным нормам во временное пользование ЕСН на их стоимость не начисляется. Данное имущество принадлежит организации и выдается работнику на время выполнения им трудовой функции. Поскольку в соответствии со ст. 236 НК РФ объектом обложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщику по трудовым договорам, в данном случае объекта обложения ЕСН не возникает (ст. 236 НК РФ).

Если спецодежда выдается работнику, но ее применение не предусмотрено Типовыми отраслевыми нормами и проведенной аттестацией рабочих мест, ЕСН не начисляется и в данном случае. Это связано с тем, что такие расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Теперь рассмотрим вопрос, связанный с обложением налогом на доходы физических лиц. Согласно статьям 209 и 210 НК РФ объектом налогообложения являются полученные доходы, в том числе в натуральной форме. Поскольку спецодежда является собственностью организации и выдается работнику в пользование на время работы, в этом случае, как и в случае с ЕСН, также не возникает объекта обложения НДФЛ.